Kesekretarisan

BAB V

Mengatur Jadwal Kegiatan Pimpinan dan Cara Menerima Tamu

A. Menjadwalkan Perjanjian

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.

Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan. Untuk itu Sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan : urutan surat masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam membuat jadwal perjanjian, yaitu:

1. Pertemuan mana yang diberikan prioritas pertama, kedua, dst.

2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap perjanjian.

3. Selera pimpinan dalam pembuatan jadwal.

4. Mengetahui kebiasaan pimpinan dalam bekerja.

5. Mengenal relasi-relaso bisnis pimpinan, juga teman-teman pimpinan.

Cara mengatur jadwal perjanjian

a. Usahakan hari senin pagi tidak ada janji pertemuan, agar pimpinan memiliki waktu memulai rencananya untuk minggu itu dan menyelesaikan pekerjaan yang tertunda atau yang belum diselesaikannya pada akhir minggu lalu.

b. Hindari pembuatan jadwal perjanjian pada hari pertama setelah pimpinan kemballi dari bepergian beberapa hari.

c. Jangan membuat jadwal perjanjian yang menumpuk sehari sebelum pimpinan akan bepergian. Justru persiapan-persiapan untuk kunjungannya menjadi prioritas utama.

d. Hindari membuat jadwal pertemuan yng memiliki prioritas paling tinggi setelah satu pertemuan lain yang mempunyai kepentingan sama.

e. Jangan membuat jaddwal perjanjian untuk pimpinan di tempat lain segera setelah pimpinan selesai dari suatu pertemuan, yang akan mengakibatkan pimpinana menjadi terburu-buru.

f. Buatlah jeda waktu antara 10-15 menit diantara perjanjian, unutk dimanfaatkan pimpinan untuk mengerjakan hal-hal lain, seperti menandatangani surat, menelpon, atau istirahat sejenak.

g. Untuk janji temu dengan pimpinan rekan sekerjanya, buatlah pada jam-jam terakhir. Ini dimaksudkan agar mudah dirubah lagi apabila pimpinan berhalang menepati janjinya.

h. Janji temu pimpinan yang diselenggarakan di luar kota atau di tempat yang jauh jaraknya dari kantor, sedapat mungkin diatur agar pimpinan dapat langsung pergi ke tempat pertemuan itu atau dibuatkan jadwal siang hari sehingga pimpinan tidak perlu ke kantor.

i. Perjanjian dengan waktu pendek, perlu diberitahukan oleh sekretaris secara tidak langsung, tetapi dengan kata-kata yang taktis.

j. Perjanjian yang dibuat melalui telepon, perlu ditanyakan kepada pimpinan atau dicek dulu apakah memungkinkan, baru kemudian dikabarkan lagi oleh sekretaris.

k. Setiap hari cocokkan dan catat semua perjanjian temu pimpinan, hal-hal yang harus diingatkan kepada pimpinan, dalam buku Things To Do Today yang berfungsi mengingatkan sekretaris tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan sepanjang hari.

Memilih Kalender Perjanjian dan Buku Tahunan

Ada bermacam-macam ukuran dan pilihan kalender untuk perjanjian yang berguna bagi pimpinan dan sekretaris, yaitu:

Satu halaman untuk setiap hari

Satu halaman untuk setiap minggu

Satu halaman untuk setiap bulan

Pilihlah buku/kalender yang disukai pimpinan, yang penting buku itu mudah dipakai. Ada baiknya pimpinan diberikan buku perjanjian kecil untuk mencatat janji-janji yang dibuat sendiri oleh pimpinan sewaktu di luar kantor.

Adapun hal-hal yang perlu dimasukkan ke dalam kalender perjanjian:

1. Perjanjian yang dibuat oleh pimpinan

Perjanjian yang dibuat oleh sekretaris untuk pimpinan dari tamu yang dayang maupun melalui telepon

Permintaan melalui surat

Undangan melalui surat atau memo

Jadwal pertemuan rutin

2. Cara Memakai Kalender Perjanjian

The Daily Calender:

a. Catatkan semua janji yang ada dalam kalender pimpinan. Pakailah pensil untuk pencatatan sementara, sedangkan untuk janji yang sudah tetap menggunakan ballpoint

b. Catatlah informasi yang diperlukan dengan tulisan kecil-kecil dalam ruangan yang disediakan kalender

c. Berilah tanda ceklis pada setiap perjanjian yang sudah berlangsung

d. Apabila dari surat masuk ada undangan rapat, catat di kalender perjanjian sekretaris dan pimpinan

e. Pada akhir jam kerja, cocokkan kaleder harian pimpinan dengan kalender sekretaris

f. Setiap akhir minggu atau senin pagi, periksa file follow-up untuk seluruh  minggu dan buatlah catatan, bila da yang belum beres

The Yearly Calender

Sekretaris harus berusaha memperoleh dua buah kalender kerja bulanan(satu halaman untuk setiap bulan), yang satu untuk pimpinan dan satu lagi untuk sekretaris.

a. Memanfaatkan kalender bulanan sebagai buku kerja, lalu pindahkan informasi yang su dah tetap ke kalender harian.

b.Jadwalkan pertemuan yang rutin setiap tahun dihadiri pimpinan. Konsultasikan kepada pimpinan untuk penambahan, penghilangan kegiatan tahun ini.

c. Dapat pula untuk mencatat masalah pribadi pimpinan, sperti ulang tahun, ulang tahun perkawinan, jatu tempo premi asuransi pimpinan dan sebagainya.

d. Tanyakan kepda pimpinan, adakah pimpinan membuat perjanjian pada saat beliau sedang di luar kantor. Bila ada catat, lakukan hal ini minimal sekali sehari.

e. Catatlah jadwal pertemuan yang rutin dihadiri oleh pimpinan, lalu tanyakan kepada pimpinan apakah ada yang perlu direvisi, apakah ada yang dihilangkan atau ada yang akan ditambahkan lagi.

f.. Bila pimpinan menghendaki untuk diingatkan tentang masalah pribadi, maka catatkan.

Menunda Perjanjian

Tidak selamanya janji temu yang telah dibuat pasti dapat berjalan lancer. Kadang kala karena adanya suatu kejadian mendadak atau keperluan mendadak, suatu perjanjian terpaksa ditunda. Sekretaris harus cermat dan taktis menghadapi hal ini. Beberapa cara menunda perjanjian:

Beritahu lewat telepon bahwa perjanjian dengan  pimpinan terpaksa ditunda. Sampaikan dengan penuh penyesalan dan tawarkan untuk mengganti jadwal perjanjian yang baru.

Bila karena sesuatu tugas atau sesuatu hal pimpinan ke luar kota, maka sekretaris harus menunda perjanjian itu, tetapi jangan memberitahukan kemana pimpinan pergi dan apa keperluan pimpinan, cukup kataka: “Pimpinan diharapkan tiba kembali pada hari…..” tawarkan untuk memperbaharui janji pertemuannya.

Apabila pimpinan sakit, maka sekretaris harus menunda perjanjian pimpinan. Akan tetapi perlu berhati-hati, sebab tidak semua pimpinan mau diketahui penyakitnya. Jadi sekretaris harus mengetahui karakter pimpinannya dulu sebelum melakukan suatu tindakan, dalam hal ini ia harus berhati-hati apakah ajan memberitahu bahwa pimpinnanya sakit atau mengatakan alas an lain.

Sedangkan bila pimpinan sakit atau berhalangan untuk waktu yang cukup lama, maka sekretaris dapat berkonsultasi  denga atasan pimpinan untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Seringkali untuk kasus seperti ini, atasan dari pimpinan akan mengambil alih beberapa tugas dari pimpinan, dan sisa tugas yang lainnya mungkin akan didelegasikan atau ditunda.

Sikap Sekretaris Dalam Melayani Tamu

Sekretaris harus mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu diperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu

a. Berpenampilan rapi, bersih, dan segar

b. Berperaku sopan dan ramah

c. Ekspresi wajah yang hangat, namun meyakinkan

d. Manghafal nama tamu

e. Senang bergaul dan luwes

f. Menjadi pendengar yang baik

g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek seperti menggigit kuku, memegang dagu, dsb.

k. Berperilaku sopan dan hormat kepada tamu

l. Penuh semangat kerja

m. Pakailah suara yang enak dan jelas

n. Senantiasa bersikap tenang

o. Menangani tamu yang komplein secara professional

p. Duduk pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan

q. Jangan menginterupsi pembicaraan tamu

r.Tulus dalam melayani tamu

s. Apabila sekretaris tidak dapat segera melayani tamu, beritahukanlah kepada tamu bahwa ia akan dilayani sesaat lagi.

Selain aturan-aturan yang harus dilakukan sekretaris seperti disebut di atas, sekretaris harus berupaya menghindari :

Mengobrol terus menerus

Berbicara dan tertawa terlalu keras

Duduk di atas meja

Melepas sepatu

Memotong kuku

Mengorek hidung, gigi dan telinga

Menambah lipstick, bedak dan menyisir rambut

Menelpon berlama-lama

Mengintip atau mencuri dengar

Mengadakan jual beli barang pribadi

Untuk perusahaan besar, biasanya ada penerima tamu yang khusus (recepcionist) yang siap menerima seluruh tamu perusahaan di lobby. Namun untuk persusahaan kecil biasanya sekretarislah yang menjadi penerima tamu yang berkunjung ke perusahaan. Mengingat banyaknya tamu yang datang ingin menemui pimpinan, maka sekretaris harus pandai menyaring tamu-tamu yang datang menjadi:

Tamu yang dapat ditangani oleh sekretaris

Tamu yang dapat dihadapi oleh pimpinan

Tamu yang dapat disalurkan kepada pejabat lain

Selain menyaring tamu untuk pimpianan, sekretaris diharapkan mampu mangarahkan tamu danmemberikan informasi seperlunya. Supaya mengurangi rasa jemu tamu apabila menunggu, sediakan Koran, majalah, tabloid, dsb.

Menyapa (Greetings)

Greetings harus dilakukan sekretaris saat bertatap muka dengan tamu, dilakukan secara sopan dan ramah, dengan tersenyum.

Menyapa selamat pagi/ siang/ sore/ malam disesuaikan dengan waktu:

Pagi        : 08.00 s.d. 11.00 WIB

Siang      : 11.00 s.d. 15.00 WIB

Sore        : 15.00 s.d. 18.00 WIB

Malam    : 18.00 s.d. 24.00 WIB

Menyapa dengan sebutan Bapak/ Ibu/ Tuan/ Nyonya, jangan memakai sebutan Tante/ Oom.

Bila tamu tersebut sudah dikenal harus disebutkan namanya.

Lalu menanyakan keperluan tam dan mempersilahkan mengisi buku atau kartu tamu.

Jenis-Jenis Tamu

Tamu yang berkunjung kepada pimpinan, dapat dibedakan menjadi:

Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan.

Bila pimpinan sudah siap untuk menjumpainya, maka sekretaris dapat mempersilahkan tamu masuk menemui pimpinan. Bila si tramu berada di lobby dan dilayani receptionist, maka sekretaris harus datang menjemputnya di lobby

Apabila sekretaris menerima tamu pimpinan di ruang sekretaris perlu diperhatikan hal-hal berikut:

Tunjukan bahwa anda adalah seorang sekretaris yang efisien, agar hal ini memberikan kesan pertama bagi tamu tersebut.

Usahakan ruangan sekretaris selalu rapi.

Sambutlah setiap tamu yang datang dengan salam. Jika meja sekretaris di dekat pintu masuk, sekretaris tidak perlu berdiri, kecuali bila tamunya adalah orang penting atau orag yang lebih tua.

Sekretaris perlu menghentikan sejenak kegiatan mengetik atau membaca konsep surat, sewaktu ada tamu yang datang.

Jangan bercakap-cakap dengan pegawai lain sewaktu ada tamu.

Bia sekretaris sedang berbicara di telepon, beri isyrat dan tersenyumlah, sehingga tamu mengerti bahwa sekretaris melihat kedatangannya.

Apabila tamu yang diharapkan belum dikenal oleh sekretaris, tetapi yakin bahwa ialah tamu yang ditunggu, sebutkan namanya.

Tamu untuk pimpinan yang belum dikenal namanya, tunggulah sampai si tamu memperkenalkan dirinya.

Sekretaris juga diarapkan telah mempersiapkan terlebih dahulu semua bahan dan materi yang dibutuhkan dalam pertemuan tersebut. Bila pelu, sekretaris juga harus menyusun data atau informasi dari bagian-bagian lain.

Bila pimpinan sebentar lagi baru dapat menerima tamunya,  maka sekretaris harus menyampaikan kepada tamunya secara bijaksana untuk menunggu sebentar.

Bila tamu yang diharapkan adalah VIP (Very Important Person), maka sekretaris harus memberitahu pimpinannya dan pimpinan sendirilah yang akan langsung menemui tamunya.

Apabila tamu yang sudah membuat perjanjiandengan pimpinan, ternyata?

Datang lebih awal daripada waktu yang sudah direncanakan, maka: bila boss bersedia mempercepat waktu pertemuan, anda tinggal mengefektifkan waktu kerjanya. Akan tetapi bila pimpinan tidak dapat memajukan waktu pertemuan, maka sebaiknya tamu tersebut diberi bahan bacaan dan minuman.

Datang telambat, sedangkan jadwal kerja pimpinan sangat padat, maka ketika tamu tiba, sekretaris segera memberitahukan pimpinan. Pada saat mengatur tamu ke pimpinan, sekretaris harus menyampaikan kepada tamu itu bahwa jadwal pimpinan sangat padat, karena sesaat lagi pimpinan sudah harus menerima tamu berikutnya. Dengan demikian ia akan memahami kesibukan pimpinan anda.

Beberapa hal yang terkait dengan tindakan sekretaris waktu menerima tamu:

Bila sekretaris berhadapan dengan dua tamu yang sedang menunggu tidak perlu saling diperkenalkan.

Sekretaris perlu berhati-hati dalam percakapan dengan tamunya, yaitu jangan membicarakan masalah politik, agama dan uang, baik dalam kantor maupun dalam masyarakat.

Apabila pimpinan memperkenalkan sekretaris kepada tamunya, maka sekretaris cukup mengatakan “ Apa kabar Bapak Unggul?”. Sekretaris tidak perlu berdiri sewaktu di perkenalkan.

Apabila sekretaris perlu membantu pimpinan untuk mengakhiri suatu pertemuan maka dapat dipilah salah satu dari:

Berikan kartu nama atau nama tamu ditik di kertas dan beri keterangan bahwa tamu selanjutnya sudah tiba, dan jangan mengatakan apa-apa.

Masuk dan temui pimpinan dengan mengatakan: “Maf Pak, tamu dengan perjanjian jam… telah tiba. Berapa lagi Bapak dapat menerimanya?”.

Menelepon pimpinan, apabila pimpinan tak ingin tamunya terganggu.

Tamu tanpa perjanjian

Ada beberapa kemungkinan tamu yang datang tanpa perjanjian yaitu :

Ia adalah teman atau keluarga dari pimpinan. Samapiakan kepada pimpinan hal itu dan bial pimpinan bersedia dan siap menemuinya maka antarkan atau persilahkan tamu menemui pimpinan.

Ia adalah salesmen yang ingin menawarkan produk. Dalm hal ini anda harus memutskan tamu tersebut harus di salurkan kepada pejabat lain atau dapat anda tangani.

Ia adalah tamu yang bermaksud untuk meminta sumbangan. Untuk itu anda sebaiknya meminta si tamu mengisi formulir yang memuat  : Nama,  alamat, instansi, maksud sumbangan, disalurkan kepada siapa. Bila perusahaan tidak mempunyai dana untuk sumbangan maka memberitahukan secara sopan bahwa saat ini tidak memungkinkan untuk menyumbang.  Ada kemungkinan ia berlaku tidak sopan atau marah, tetapi anda harus tetap bersikap tenang dan tidak terpancing. Sebaiknya perusahaan menyediakan dana untuk sumbangan sebagai bentuk kepedulian sosial.

Ia adalah relasi atau tamu rutin. Tamu jens ini biasanya setiap saat dapat diterima pimpinan, kecuali pimpinan sedang melakukan pertemuan yang lain.

Sekretaris perlu memahami bahwa tidak mungkin setiap hari menerima tamu terus menerus, jadi :

Tamu tertentu dapat disalurkan kepada pejabat lain.

Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan harus diberikan penjelasan secara baik dan sopan oleh sekretaris agar tidak marah atau tersinggung.

Tamu yang dapat bertemu pimpinan pada waktu lain, segera buatlah perjanjian tamunya.

Melayani tamu asing

Penting sekali bagi anda seorang sekretaris untuk mengetahui budaya, kebiasaan, agama, dan bahasa bangsa-bangsa asing karena hal ini akan membantu anda melancarkan komunikasi dengan para tamu asing. Waspadailah istilah yang dipakai, jangan salah memakainya.

Beberapa petunjuk dibawah ini dapatdipaki untuk melayani tamu asing yang baru dikenal :

Lebih baik berlaku formal daripada terlalu akrab

Berbicara secara jelas dan perlahan

Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat-rapat yang akan diadakan

Tulislah alamt dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh tamu bila ia menemui hambatan ataupun kesulitan.

Bila perlu disertakan seorang petunjuk jalan atau perterjemahan.

Pemberian bingkisan untuk tamu bisnis asing

Pemberian bingkisan untuk tamu asing harus dilakukan dengan hati-hati dan disampaikan pada saat yang tepat. Dibawah ini petunjuk untuk mempertimbangkan bingkisan untuk tamu asing

Bingkisan untuk tamu eropa

Bila pertemuan diadakan di rumah pribadi seseorang ,maka dapat bingkisan berupa kerajinan perak.

Minuman beralkohol (liquors) dan coklat sangat disukai.

Bungkslah bingkisan secara sederhana. Sertakan kartu ucapan.

Jangan memberikan parfum untuk istri si tamu kecuali atas permintaan khusus si tamu.

Hati- hati dengan pemberian bingkisan bunga karena mengandung berbagai makna, seprti bunga mawar  bagi orang Jerman adalah untuk kekasih.

Bingkisan untuk tamu arab

Pemberian binkisan jangan dilakukan di awal pertemuan, diberikan saat yang tepat, yaitu pada saat ada beberapa tamu lain yang juga hadir, sehingga menghindarkan kesan memberi bingkisan adalah menyuap

Bingkisan dapat berupa mainan anak-anak, jangan berikan bingkisan untuk istrinya.

Orang arab sangat menyukai produk amerika dan German

Buku-buku yang dapat dimanfaatkan dikantor sangat cocok untuk diberikan.

Hati-hati bila memberikan bingkisan berupa gambar binatang, karena ada yang haram (babi)dan ada yang bermakna kurang baik

Jangan berikan bingkisan berpa minuman alkohol

Bingkisan untuk tamu Chinese

Bingkisan dapat disampaikan pada saat akhir pembicaraan pada saat perjamuan makan malam

Jangan berikan bingkisan berupa uang

Jangan berikan barang-barang yang aneh-aneh

Barang-barang yang dicetak dengan nama perusahaan sangat cocok untuk dijadikan bingkisan.

Bingkisan untuk tamu Amerika serikat

Dunia usaha amerika tunduk dan taat pada aturan yang mengikat perlu sangat hati-hati memberikan bingkisan. Ada beberapa perusahaan yang secara jelas mengatakan tidak memperkenankan penerimaan hadiah/bingkisan dalam bentuk apapun. Hadiah dianggap usaha menyuap.

Bingkisan yang mungkin dapat diberikan adalah barang-barang promosi dari perusahaan, sperti agenda, kalender, ballpoint dsb

Jangan berikan hadiah uang

Untuk hadiah natal dapat memberikan hadisah wine atau minuman beralkohol, buah-buahan atau kue natal

Bingkisan untuk tamu Amerika latin

Diberikan setelah pembicaraan bisnis

Barang-barang untuk keperluan kerja seperti kalkulator sangat cocok di hadiahkan

Mainan untuk anak-anak juga baik untuk diberiakan

Hindarkan pemberian barang-barang yang dapat bermakna kurang baik seperti pisau, sapu tangan. Hindarkan warna ungu dan hitam yang berarti duka cita.

Jadi walupun maksud dari bingkisan adalah baik, yaitu untuk mempererat tali persahabatan, namun pemberiannya harus dilakukan secara hati-hati dan cermat, karena adanya pengaruh budaya, hukum dan kebiasaan yang berbeda dengan keadaan di Indonesia

Daftar Pustaka

Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta: Graha ilmu

http://sekretariku.blogspot.com/

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s