Hubungan Masyarakat dan Protokol

Hubungan Masyarakat

1. Pengertian Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi .

Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.

Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi .

Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.

Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.

Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.

2. Pekerjaan Seorang Humas

Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut[4].

Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :

  • Membuat kesan (image)
  • Pengetahuan dan pengertian
  • Menciptakan ketertarikan
  • Penerimaan
  • Simpati

Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar

Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.

3. Fungsi humas

Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :

  1. memberikan penerangan kepada publik,
  2. melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik
  3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya

Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi PR/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:

  • Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusia
  • Membuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.
  • Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
  • Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh.
  • Mencegah konflik dan salah pengertian.
  • Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
  • Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.
  • Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen.
  • Memperbaiki hubungan industrial.
  • Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.
  • Memasyarakatkan produk atau layanan.
  • Mengusahakan perolehan laba yang maksimal.
  • Menciptakan jadi diri institusi.
  • Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional
  • Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi.

4. Tujuan Humas

Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua golongan besar yaitu:

 

Komunikasi Internal (personil/anggota institusi)

  • Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya.
  • Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.
  • Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat.

Komunikasi Eksternal (masyarakat)

  1. Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.
  2. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan pendidikan khususnya.
  3. Motivasi untuk menyampaikan umpan balik.

 

Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan kita yang menentukan tetapi feed back yang kita harapkan. Obyektif atau tujuan PR yaitu “Pengertian”. “The object of PR is not the achievement of a favourable image, a favourable climate of opinion, or favourable by the media”. PR is about achieving an UNDERSTANDING.

Tujuan utama penciptaan pengertian adalah mengubah hal negatif yang diproyeksikan masyarakat menjadi hal yang positif. Biasanya dari hal-hal yang negatif terpancar: hostility, prejudice, apathy, ignorance. Sedangkan melalui pengertian kita berusaha merubahnya menjadi: sympathy, acceptance, interest dan knowledge.

5. Tugas Humas

  1. Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevalusi kecenderungan perilaku public.
  2. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan public
  3. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda denga kepentingan public dan sebaliknya, namun juga kepentingan ini sedikit berbeda bahkan dapat juga kepentingannya yang sama. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan.
  4. Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga, khusunya yang berkaitan dengan public.

Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humas yang tinggi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberinasihat apakah suatu program sebaiknya diteruskan ataukah ditunda ataukah dihentikan.

Pengertian dan Sejarah Protokoler

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan

baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat

A.      Sejarah Kata Protokol

Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan  bahasa Yunani protocollon.  Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,

“Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats.”

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”

Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

B.       Persyaratan Menjadi Protokoler.

Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :

  1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
  2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
  3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
  4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
  5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
  6. Sangat memahami perasaan orang lain
  7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
  8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
  9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
  10. Penampilan menarik
  11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
  12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
  13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
  14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

C.      Jenis-jenis Kegiatan Protokol

Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:

Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

  1. Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
  2. Upacara penandatanganan naskah kerjasama
  3. Upacara sumpah pegawai
  4. Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
  5. Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tingg

  1. Upacara Dies Natalies
  2. Upacara wisuda sarjana
  3. Upacara pengukuhan guru besar
  4. Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

D.      Aktivitas Protokoler

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu

  1. Tata ruang,

Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.

  1. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
  2. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :

  1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
  2. Papan nama petunjuk yang diperlukan
  3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
  4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :

1)   Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi

2)   Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya

3)   Khusus Pemandu Acara (MC),

 

2. Tata upacara,

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.  Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1)      jenis kegiatan;

2)      bahasa pengantar yang dipergunakan;

3)      materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

 

3. Tata Tempat,

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.

Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

  1. Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.
  2. Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:

Aturan dasar Preseance

  1. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
  2. Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.
  3. Aturan umum tata tempat
    • Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
    • Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
    • Aturan tempat duduk

Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:

  1. Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
  2. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
  3. Atutan urutan memasuki kendaraan

Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.

 

4. Tata Busana,

Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.

Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

 

5. Tata Warkat.

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

  1. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
  2. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
  3. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
  4. Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
  5. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak.  Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
  6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
  7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
  8. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
  9. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
  10. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

E.       Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:

  1. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
  2. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
  3. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

F.       Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

3 thoughts on “Hubungan Masyarakat dan Protokol

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s