Surat

Bahasa Surat

Surat sebagai alat komunikasi merupakan penghubung diantara penulis dan si penerima atau si pembaca berubah pikiran yang bersisi sebuah pikiran si penulis yang di tuangkan dengan menggunakan kata-kata.

Bahasa surat adalah bahas tulis. Dipergunakan dalam surat menyurat. Berisikan sebuah pikiran penulis , berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat dan dikirmkan kepada si penerima surat untuk mendapatkan tanggapan yang positif. Boleh menyimpang dari kaidah bahasa.

Sekalipun bahasa surat menyurat digunakan khusus untuk surat menyurat. Tidak berarti susunan kalima, pemenggalan kata, tanda baca, dan lain-lain yang berlaku untuk bahsa indonesia.

Kecermatan memilih kata-kata. Kepandaian mengukir kalimat serta susunan alenia merupakan wujud bahasa surat yang baik. Dapat pula dikemukakan bahwa bahasa surat bahwa bahasa surat menyurat dipergunakan si peulis melambangkan kemampuan, kepandaian, ketelitian dan merupakan cermin kepribadian si pengirim surat.

Isi surat ditulis agar tercipta hubungan baik antara si penulis dan si penerima dalam menulis surat hendaknya lebih menhutamakan kepentigan pembaca. Sekalipun surat itu baik tapi tidak mudah, akan tetapi dengan memperhatikan pemilihan bahasa, peralatan yang mendukung lainnya serta banayk berlatih diharapkan berhasil menulis suarat dengan baik.

Beberapa saran dapat kiranya dipegunakan sebagai untuk menulis surat yang baik, antara lain :

  1. Keinginan pembaca diutamakan

Surat baru dikatan berhasil memenuhi sasaran kalau isinya dapat dipahami dan menarik pihak pembaca sesuai dengan keinginan pembaca. Isi susrat hendaknya menimbulkan kesan yang menyenangkan. Penulis surat harus berusaha menegetahui kebutuhan, keinginan serta mencari jalan bagaimana dapar mempengaruhi pembaca dengan bahasa surat, sehingga benar-benar akan berhasil menimbulkan kesan pertama baik dan selanjutnya.

  1. Nada bahasa tepat pada surat

Nada dan gaya bahasa yang dimiliki seorang akan mempengarui makana isi surat yang dirancang untuk disamapiakan kepada si penerima surat. Sudah tentu nada surat berbeda sesuai dengan isi surat. Surat keterangan berbeda dengan surat teguran. Surat pengihan berbeda denagn surat permintaan utuk kredit. Apapun yang ditulis hendaknya tidak meninggalkan sopan santn pemilihan bahasa surat, sehingga surat tersebut tetap memperoleh tanggapan baik dari pembaca. Pilihlah kalmiat yang sederhana dan kemukakan isi surat seolah-olah sedang berbicara langsung

  1. Kalimat-kalimat sederhana

Bahasa yang digunakan dalam surat adalah bahasa surat. Dengan mempergunakan bahas tersebut si penulis menuangkan buah pikiran untuk dikirimkan kepada si penerima surat. Bahas sederhana berarti bahas yang mudah dimengerti atau dipahami oleh si penerima surat. Sehinnga akan terhindar dari kesalahahaman (misskomunikasi).

Selanjutnya sipenulis surat hendaknya dapat memahami teknik menyampaikan buah pikiran, maksud, tujuan, dan sasaran yang perlu diberitahukan kepada pembaca secara tepat, sehingga isi surat aakan mendapat tanggapan.

  1. Marumuskan isi surat

Makna surat haru dirumusakan secara singkat di bagian surat dan dikenal dengan bagian “hal atau perihal” rumusan tersebut harus ditegaskan dalam seluruh surat khusus dibagian surat. Pokok asalah akan dikemukakan dala isi sura direncanakan terlebih dahulu sebeum menulis surat, kemudian dirangkai dalam susunan kalimat yang berisis dengan kata-kata pilihan yang tepat. Untuk memeberi gambaran apa yang di maksudkan dengan merumuskan masalah isi surat.

  1. Mengutarakan ide dengan jelas

Komunikasi tertulis dengan  bahasa surat kadang-kadang mengalami hambatan karena salah menafsirkan. Ini terjadi kalau si pembaca menanggapi data dan kalimat atau isi suatu berbeda dengan maksud yang sebenarnyayang dikehendaki pihak penulis surat.  Untuk menghindari salah manafsirkan isi surat tersebut diperlukan kemampuan kata-kata, istilah penyusunan kata dan susunan alinea. Oleh karena itu hindarilah pemakaian yang tidak lazim dan kalimat yang berbelit-belit. Tapi ciptakan kaliamat yang menggunakan kata-kata yang sederhana , kaliamat-kalimat pendek dan serta mengurangi tanggapan yang membingungkan.

  1. Pengaturan alinea

Pada umumnya surat disusun dengen susunan alinea yang dikenal dengan alinea pembuka , isis dan penutup. Ketiga jenis alinea tersebut merupaka kelaziman yang banyak dianut dalam surat menyurat, akan tetapi tidak harus terdiri dari tiga alinea saja. Banyaknya alinea boleh lebih dari tiga atau disesuaikan denga banyak sedikitnya persoalan yang dibahasa dalam surat.Surat yang baik terdiri dari kalimat-kalimat yang mengandung pokok pikiran utama masing-masing alinea.

  1. Menghindari kesalahan

Kesalahan surat terjadi karena kelalaian atau kekurang cermatan dalam menuangkan makna surat dalam bentuk bahasa surat. Oleh karena itu hendaknya mengindari kesalaham di bidang bahasa, teknik penulisan, perelengkapan surat dll. Kesalahan dibidang bahasa yang perlu dihindari anatara lain kesalahan pemilihan kata, istilah, penyusunan kaliamat, ejaan, tanda baca pengaturan alinea, serta lain-laian yang berubungan dengan kaidah bahasa indonesia. Selain kesalahan bahasa ada  juga keslahan dalam penulisan dan perlengkapan surat yang tidak sesuai atau kurang kelengkapannya. Oleh karena itu sebelum surat dikirim, pembuat surat harus membaca sekali lagi apakah surat sudah bebas dari kesalahan tersebut. Setelah yakin sudah benar maka kirimlah surat tersebut.

Dalam menulis surat seseorang harus memperhatikan kata demi kata yang digunakan agar surat tersebut tidak membuat si pembaca menjadi bingung dan pembaca dapat mengerti informasi yang tertulis di dalam surat tersebut. Oleh karena itu bahasa surat yang digunakan oleh

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

  1. Bahasa baku
  2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
  3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
  4. Efektif dan efisien
  5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

Ciri paragraf yang baik:

  1. mengandung kesatuan isi
  2. kepaduan antar kalimat
  3. ada pengembangan gagasan pokok
  4. Bernalar
  5. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
  6. Taat asas

Jenis-jenis Surat

Dibawah ini jenis jenis surat berdasarkan :

Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

  1. Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi
  2. Surat keputusan adalah surat yang memuat tentang ketetapan yang sudah dipertimbangkan. Surat tersebut berisi pernyataan yang mengikat semue pihak yang terlibat.
  3. Surat perintah, surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan serta berisi pentunjuk yang harus dilakukan.
  4. Surat permintaan penawaran, , surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga, diskon, pembayaran
  5. Surat panggilan, biasanya surat ini balasan dari surat lamaran, yang berarti yang bersangkutan diharapkan datang untuk wawancara atau tes lainnya.
  6. Surat peringatan , surat yang untuk menegur atau memperinagti si penerima surat agar tidak melakukan kesalahan yang sama.
  7. Surat perjanjian, surat yang digunakan si pengirim dan penerima surat sebagai bentuk tertulis yang bahwa menyetujui perjanjian yang telah di sepakatai.
  8. Surat laporan
  9. Surat pengantar
  10. Surat klaim atau keluhan Adalah surat pemberitahuan kepada penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaian
  11. Surat penawaran, Surat yang dibuat oleh penjual menawarkan produk kepada calon pembeli
  12. Surat pemesanan, Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barang-barang.
  13. Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru.
  14. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan kuasa untuk melakukan sesuatu atas nama orang yang memberikan kuasa.
  15. Surat lamaran pekerjaan, surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan

Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut :

  1. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
  2. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
  3. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.

Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi

  1. surat biasa
  2. surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan. Surat edaran dibagi menjadi umum dan khusus.
  3. surat pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu unit.

Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas

  1. surat biasa
  2. surat kilat
  3. surat kilat khusus.

Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas

  1. surat bersampul,
  2. kartu pos
  3. warkatpos
  4. telegram, tanda-tanda sandi yang dikirim melalui pesawat telegrap.
  5. teleks atau faksimile
  6. memo atau memorandum adalah surat singkat dari seorang pejabat ditunjukan kepada pajabat lain atau dari pejabat kepada bawahannya. Biasanya isi mem berupa inruksi, saran, pesan telepon, atau tugas tertentu. Surat ini digunakan hanya untuk intern kantor.
  7. nota adalah salah satu alat komunikasi dalam bentuk tertulis, bersifat pribadi, akan tetapi mempunyai kekuatan forma sesuai dengan jabatan dan wewenang penulis.

Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas

  1. surat intern, surat yang hanya dilakukan untuk di dalam (intern) kalangan organisasi /kantor saja.
  2. surat ekstern, adalah surat yang dikirim untuk organisasi/ kantor lain atau diterima dari organisasi lain.

Pengertian Surat

Surat merupakan salah satu media komunikasi tulis yang sangat diperlukan. Ada banyak pengertian dari surat. Namun, yang perlu kita ingat adalah selain sebagai media komunikasi tertulis, surat juga memiliki hal – hal khusus yang tidak dimiliki media komunikasi tulis lain. Hal – hal khusus tersebut adalah penggunaan kertas, model/bentuk, kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas, dan pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.

Dari hal tersebut di atas, pengertian surat adalah media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain,yang memiliki persyaratan khusus seperti penggunaan kertas, model/bentuk, kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas, dan pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.

Kegiatan Korespodensi

Yang dimaksud dengan korespondensi atau surat menyurat adalah kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau organisasi. Sedangkan koresponden adalah pihak-pihak yang terlibat atau para pelaku korespondensi.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

  1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
  2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Komunikasi dengan media surat sampai saat ini masih sangat dibutuhkan dan belum tergantikan dengan media lain. Hal ini disebabkan karena surat memiliki keunggulan dari media tulis lain. Keunggulan tersebut adalah surat digunakan sebagai bukti otentik yang memiliki kekuatan hukum yang sah karena surat yang asli memiliki identitas yang jelas yaitu adanya tanda tangan atau stempel asli.

Penggunaan e-mail atau surat elektronik oleh banyak perusahaan yang dalam kegiatan korespondensinya lebih karena alasan kecepatan dan efisiensi saja. Karena e-mail belum memiliki bukti otentik yang ditandai dengan adanya tanda tangan asli dari penanggung jawab surat dan atau stempel asli dari lembaga sebagai identitas resmi lembaga, maka apabila kita bermaksud menyampaikan informasi yang memiliki konsekuensi hukum sebaiknya kita menggunakan surat biasa. Namun jika informasi yang akan kita sampaikan tidak memiliki konsekuensi hukum, penggunaan e-mail akan lebih tepat.

  1. Wewenang Mengonsep Surat

Surat sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Karena sifatnya yang begitu penting maka tidak sembarang orang bisa mengonsep surat. Ide konsep surat datangnya bisa dari pejabat pimpinan sendiri yang akan menandatangani surat, pejabat lain atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya sendiri yang kemudian diajukan kepada pimpinannya untuk memperoleh persetujuan.

Dalam Hal menyusun surat seorang Pimpinan melakukan berbagai cara:

Penting dan Rahasia:

1)      Menyusun naskah sendiri

2)      Mengetik sendiri

3)      Menandatangani surat sendiri

Penting dan Tidak Begitu Rahasia:

1)      Mendiktekan seluruh naskah surat

2)      Diketik oleh staff atau sekretaris

3)      Menandatangani surat sendiri

Tidak Begitu Penting dan Tidak Begitu Rahasia

1)      Mendikte bagian-bagian tertentu saja

2)      Bagian lain dari naskah surat diserahkan staff atau sekretaris

3)      Menandatangani surat sendiri

Tidak Begitu Penting

1)      Menjelaskan pokok-pokok surat saja

2)      Penyusunan naskah diserahkan pada staff

3)      Menandatangani surat sendiri

Tujuan Penulisan Surat

Surat informatif yang bertujuan menyampaikan informasi yang diketahui oleh penulis kepada penerima surat, lebih banyak berupa fakta.

Golongan surat informatif adalah sebagai berikut:

JENIS SURAT TUJUAN
Pemberitahuan Memberi informasi hal yang perlu diberitahukan.
Perkenalan Memberi informasi tentang perusahaan, produk, atau programnya.
Laporan Memberi informasi mengenai hal yang telah dilakukan atau hasil yang diperoleh.
Referensi Memberi informasi mengenai kompetensi dan perilaku kerja seseorang.

Surat persuasif yang bertujuan menyampaikan keinginan penulis terhadap penerima surat. Yang termasuk surat persuasif adalah:

JENIS SURAT TUJUAN
Penawaran Penerima surat bersedia membeli barang yang ditawarkan.
Permintaan Penerima surat bersedia memenuhi permintaan yang diajukan penulis.
Keluhan Penerima surat bersedia memperbaiki kesalahan sesuai keluhan yang diajukan.
Penagihan Penerima surat bersedia membayar utangnya.
Perintah Penerima surat bersedia melakukan tindakan sesuai perintah dalam surat.

Fungsi surat

Penyampain pesan baik informatif maupun persuasif

  1. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)

Dengan melaui surat si pengirim menyampaikan maksud kepada penerima surat apabila meminjam istilah komunikasi si penulis ( comunnicator/ yang menyampaikan berita) dengan menggunakan surat sebagai media surat kepada si penerima surat (comunicant) sedangkan yang tertentu dan surat itu sendiri sebagai alat perantara dalam komunikasi atau sebagai media tertulis.

Surat merupakan dokumen tertulis yang memiliki kegunaan sesuai dengan isi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu isi surat berharga harus disimpan sebaik-beiknya oleh pemilik surat tersebut. Memang sesungguhnya surat merupakan salah satu dokumen tertulis bertapa kecil kegunaannya bagi sipenerima surat, karena dokumen itu sendiri mengandung makna warkat asli yang dipergunakan untuk alat pembuktian suatu keterangan.

  1. Alat untuk mengingat, surat itu dapat diarsipkan sehingga apabila dibutuhkan mudah untuk dicari kembali apabila di perlukan.
  2. Sebagai pedoman/dasar untuk bertindak
  3. Duta/wakil organisasi

Kehadiran surat bisaya disambut dengan kesan tersendiri, khususnya waktu membaca alamat sipengirim sampul, membuka sampul surat, membuka lembaran kertas surat dan membaca menikmati berita yang terkandung dalam isi surat, seakan-akan sipengirim hadir berhadapan dengan si penerima. Oleh karena itu surat perlu ditata sedemikian rupa sehingga pantas menjadi duta bagi si penulis dan akan membawa kentas pantas dan wajar sebagai duta yang siap memberi berita seperti diri pribadi datang menghadap.

  1. Dokumen historis dari suatu kegiatan
  2. Keterangan keamanan

Komunikasi Tertulis

Surat sebagai suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dan  merupakan penghubung diantara penulis dan si penerima atau si pembaca berubah pikiran yang bersisi sebuah pikiran si penulis yang di tuangkan dengan menggunakan kata-kata pada sehelai kertas.

Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membewa pengaruh terhada seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat membatu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang beraitan dengan aktivitas korespodensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakuakn dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melaui surat. Surat adalah suatu alat komunikasi tetulis yang berasal dari satu pihak dan ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat-menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi di dalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipendang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisisen.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s