Menentukan Kebutuhan Alat Dan Bahan Kearsipan

Pengertian Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan yang kuat sepeti logam, kayu, besi, plastik dsb.

Fungsi perlatan kearsipan adalah :

  1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
  2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan.
  3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Sebelum mempertimbangakan secara rinci berbagai tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan ada 3 sistila penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sbb:

  1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak teralalu dalam.
  2. Pengarsipan vertikal, yaitu penenmpatan atau penyimpanan arsip dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
  3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip dilakukan secara berdiri (leteral) dimana arsip disusun berderet menyamping.

Ruangan arsip

Ruang tempat penyimpanan arsip harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

  1. Ruangan cukup luas, bersih dan terang
  2. Menggunakan bahan bengunan ynag tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab
  3. Lokasi bangunan berada didaerah yang aman jauh dari pengaruh banjir.
  4. Temeperatur suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.

Macam-macam Peralatan Kearsipan

  1. filling cabinet
  2. rotary filling
  3. lemari arsip
  4. rak arsip
  5. map arsip
  6. ordner
  7. Guide
  8. stapler
  9. perforator
  10. numerator
  11. kotak box
  12. alat sortir
  13. label
  14. tickler file
  15. cardex
  16. rak/laci kartu
  17. alat penyimpanan khusus

Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan ini.

Macam-macam Perlengkapan kearsipan

  1. kartu index
  2. kartu tunjuk silang
  3. lembar pinjam arsip
  4. map pengganti
  5. buku arsip

Analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang dbeli , beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut :

  1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto dan sebagainya.
  2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.
  3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan perkembangan atau pertumbuhan arsip, apakah jumlah arsip terus bertamnah dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.
  4. Peralatan yang digunakan harus bisa memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
  5. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan perluasaanya.
  6. Bentuk organisasi, apakah bentuknya besar atau kecil.
  7. Tingkat perlindungan terhadapa arsip yang disimpan.
  8. Biaya yang tersedia.

Peralatan digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan, menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh karena itu peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.

Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan dipergunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.

*note untuk penjelasan macam-macam peralatan dan perlengkapan akan aku post secara terpisah

dan ini merupakan modul kearsiapan yang aku buat pas PPL di salah satu SMK Negeri di Jakarta dan pastinya materi yang aku post disini di ambil dari penggabungan beberapa buku yaitu :

  1. Buku kesekretarisan karangan Ursula Ernawati,
  2. Buku mengelola sistem kearsipan Dewi Anggraini,
  3. Modul mengelola dan menjaga sistem kearsipan Kar. Sri Endang dkk

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s