Tugas Tata Ruang Kantor

Posted on by

0

BAB XI

TATA RUANG PERKANTORAN

  1. I.       Perancangan Tata Ruang

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

  1. Menurut George Terry yang dimaksud pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
  2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

  1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
  2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
  3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang  sebanyak-banyaknya.
  4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran,ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tataruang kantor yang baik. tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu adalah :

a)  Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

b)  Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancer.

c)  Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

d)  Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

e)  Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

f)   Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.

g)  Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Dua ahli dari Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi kantor ialah :

  1. Legal requirements to be fulfills ( persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi).
  2. Space to be used to the greatest advantage (ruang dipergunakan sampai manfaat ayng terbesar).
  3. Services to be available where needed: power,telephone,etc ( pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan: tenaga,listrik,telepon,dan lain-lain).
  4. Good working conditions to be provided for everyone (persyaran kerja yang baik disediakan bagi setiap orang ).
  5. Supervision to be able to see the staff at work ( pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja).
  6. Sense of belonging and loyalty to the working group fostered ( rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara).
  7. Movement of clerks between desks and filling are made easy ( komunikasi dan arus kerja diperlancar).
  8. Noisy and distracting operation segregated ( lalu lalang para juru tatausaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah ).
  9. Mutual interference between clerks avoided ( pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan )
  10. Privacy and security provided where necessary ( kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu).

 

Richard Muther merumuskan ada 6 asas pokok tataruang yang terbaik. Walaupan asas – asas itu diperuntukkan bagi tempat keja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dalam penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tataruang perkantoran. Beberapa asas itu ialah :

  1. Asas mengenai jarak terpendek. Dengan tidak mengabaikan hal – hal yang khusus,suatu tatauruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek – pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek.
  2. Asas mengenai rangkaian kerja. Suatu  tataruang yang terbaik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut – urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat – alat yang ditaruh berderet – deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya., tidak ada gerak mundur atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku – siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
  3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Suatu tataruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja ( ruang datar ), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah.
  4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. suatu tataruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

 

Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor,hendaknya diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tatausaha itu dengan satuan – satuan lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan itu. Untuk menentukan letak itu ada beberapa pedoman sebagai berikut :

  1. Satuan – satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani public hendaknya ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang – orang luar itu tanpa mengganggu satuan – satuan lainnya. Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di ruang terdepan gedung yang bersangkutan. Atau buatkan lah papan penujuk yang membawa public terhadap pegawai.
  2. Satuan – satuan yang pekerjaanya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat. Terutama pada gedung yang bertingkat – tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang baik, karena tak usah mondar – mandir atau naik – turun tangga kalau harus pergi dari 1 bagian ke bagian lain.
  3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah – tengah, sehingga satuan – satuan lainnya dapat mudah menghubunginya.
  4. Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh,misalnya sebuah percetakan hendaknya dijauhkan dari satuan – satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan.

 

Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya.

Tataruang perkantoran dapat dibedakan menjadi 2,yaitu :

  • Ø Tata ruang kantor terpisah.

Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah buatan. Konsep kantor konvensional / terpisah  banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi.

  • Ø Tata ruang kantor yang terbuka

Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antar pegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.

Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia. Dan yang menggabungkan konsep konvensional dengan konsep terbuka (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian.

 

Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep terbuka antara lain:

a)  Penggunaan dinding permanent yang minim

b)  Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan

c)  Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.

d)  AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.

e)  Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.

 

  1. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka
  • Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
  • lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
  • Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
  • Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

 

  1. Kelebihan dan kekurangan

Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :

  1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
  2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
  3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia.
  4. meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.
  5. menghemat energi

 

C. Kelemahannya konsep ini antara lain :

  1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor
  2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis
  3. Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.

 

  1. II.            Persyaratan Lingkungan Fisik

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan. Sebagai contoh di Inggris  1963 yang ditetapkan dalam undang-undang tentang kantor (the offices Act) salah satunya tentang persyarata lingkungan fisik (Physical conditions) yang harus di usahakan setiap kantor. Syarat-syaratnya yaitu :

  • Kebersihan
  • Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai.
  • Suhu udara
  • Ventilasi
  • Penerangan cahaya
  • Fasilitas keehatan
  • Fasilitas cuci
  • Air minum
  • Tempat pakaian
  • Tempat duduk
  • Lantai, lorong(gang), tangga
  • Mesin
  • Beban berat
  • Pertolongan pertama
  • Penjagaan kebakaran
  • Pemberitahuan kecelakaan

 

Ada empat hal penting yang mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan kantor yaitu cahaya, warna, udara, dan suara.

ü    Cahaya

Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 :

  1. Cahaya langsung

Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan meja. Bila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat tajam. Bayangan yang ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini menimbulkan kelelahan pada mata. Jadi penerangan lampu cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.

  1. Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya tersebar keseluruh juru3an sehingga tidak beghtu tajam tetapi cahaya tetap lasung jatUh ke permukaan meja sehingga  memantul kearah mat` pekerja. Hal ini kuranG memuaskan tetapi lebih bAik dari pada #ahayalangsunG.

  1. Cahaya setengah tak langsung

Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup baik dari pada cahaya setengah langsung. Sifat bayang-banyangnya sudah tidak begitu tajam.

  1. Cahaya tak langsung

Penerangan lampu terbaik adalah cahaya langsung.sifat cahaya ini sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan pada mata. Karena cahaya ini tersebar keseluruh penjuru dan tidak menimbulkan bayangan .

ü    Warna

Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan factor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai.  Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara.

Para ahli membedakan tiga (3) warna pokok, yaitu : merah, kuning, dan biru. Merah adalah warna menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan kerja. Sebagai alat untuk merangsang pancaindra da jiwa agar bersemagat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat untuk dipergunakan.

Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini terutama merangsang mata dan saraf, pengaruh mental yang dapat ditimbulkan adalah perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

Warna biru adalah warna adem. Sebagai warna langit dan samudra, warna biru ini menggambarkan keluasan dan ketentraman. Oleh karna itu warna ini menpunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

 

ü    Udara

Mengenai factor udara ini yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Tubuh manusia secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus. untuk dapat memancarkan panas itu perlulah udara disekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah dari pada suhu badan  manusia.

Udara di Indonesia terlampau panas dan lembab, sehingga orang tidak dapat meman carkan panas dari tubuhnya dengan sebaikbaiknya. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. Di Indonesia nilai kelembapannya udaranya rata-rata lebih daripada 70%. Mengenai besarnya suhu udara, hal ini berbeda dari satu tepat ketempat lain .

Prof. Soetarman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha yang dapat mengatasi udara yang panas lembab itu:

  • Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat  Air Conditioning
  • Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruangan kerja
  • Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh pekerja

 

ü    Suara

Untuk mengatasi factor suara yang sering-sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat  gaduh  seperti telah diterangkan dalam pembahasan sebelumnya. Usaha-usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar  yang memakai  alat-alat gaduh  ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan penyerap suara. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan ialah misalnya mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis.  Untuk pesawat telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-mesin yang gaduh tidak mengganggu suasana ruangan kerja yang aman/ haning.

Suatu cara yang akhir-akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah menggunaan music. Dari percobaan-percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.

 

Leave a comment